Définition des usages et besoins avec embarquement des équipes

Enjeux :

• Permettre à chacun de se reconcentrer sur son métier en diminuant le temps consacré aux tâches redondantes et de recopie
• Fidéliser les clients par une meilleure connaissance et une meilleure relation
• Fidéliser les apprenants par une meilleure connaissance et un meilleur suivi de bout en bout
• Permettre l’ouverture du CFA en répondant aux nécessités administratives et de gestion associées
• A terme, permettre l’ouverture à des personnes en dehors du groupe, par exemple aux particuliers et aux indépendants.

OBJECTIFS FORMATION

• Obtenir une vision complète des besoins par la formalisation des parcours clients (externes) et parcours utilisateurs (internes)
• Définir une feuille de route détaillée à partir des priorités afin de cadencer les travaux
• Accompagner le choix des outils et des prestataires à partir des besoins définis par les parcours et des priorités de la feuille de route

DURÉE

17 Sessions (1 session = 2,5 heures)

8H de travaux pratiques en autonomie (groupe et/ou individuel)

42,5 Heures hors travaux pratiques en autonomie

OBJECTIFS PÉDAGOGIQUES

• Apprendre à définir les fondamentaux d’un projet digital : objectifs, planning, risques, organisation (rôles de chacun)
• Concevoir les parcours utilisateurs concernant les clients (externe) et le suivi de la relation client (interne)
• Apprendre à définir les besoins et les usages liés aux clients et aux métiers internes
• Définir les besoins, les données et les usages à travers les parcours

PUBLIC VISÉ

Dirigeant, Responsable Formation

 

PRÉ REQUIS

Pas de pré requis

CONTENU DE LA FORMATION

 

Phase 1 / Définir : construction et partage

Préparation et conception

Etape 1 : Embarquement Direction

Sessions 1, 2 et 3 avec le comité de pilotage (Direction + chef de projet) :

• S’approprier les rôles projet de chacun
• Définir les objectifs, le planning, les risques
• Initier la collecte d’information, la définition des usages

T.P. Comité de pilotage en autonomie : finaliser les travaux sur les fondamentaux : organisation/rôles, définir les objectifs et les risques du projet.

Actions de formation

Etape 2 :                                   

Sessions 4 à 8 avec l’équipe projet (chef de projet + représentants métiers) :

• S’approprier les rôles projets de chacun
• S’approprier les objectifs par une projection dans leur quotidien
• Définir les parcours métiers utilisateurs (autour du suivi client) et collecter leurs usages et besoins
• Définir le parcours client (avec les attentes et contenus clients)

T.P. Equipe Projet en autonomie : finaliser les travaux sur les objectifs et leurs parcours utilisateurs

Démarrage des sessions 5, 6, 7 et 8 par un temps réflexif (hors production, 15 min) : enseignements à tirer, difficultés et ressources internes/externes, ce qui a marché, ce qui n’a pas marché depuis la dernière session par rapport aux résultats attendus, analyse des écarts, consolidation des apprentissages

Actions de formation

Etape 3 : Embarquement Utilisateurs

Session de 30 minutes incluse dans la formation avec les utilisateurs de l’entreprise :

• Sensibilisation au projet digital de l’entreprise ; rôles de chacun, objectifs, planning

Par le formateur externe

Etape 4 : Rédaction de la synthèse (récapitulatif séances / cahier des charges)

• Réalisation d’une synthèse pour la réunion de validation avec le Comité de Pilotage

Bilan Phase 1

Etape 5 : Validation synthèse et outils digitaux

Session 9 avec le Comité de Pilotage (Direction + Chef de Projet) :

• Validation du cahier des charges (besoins équipe projet) et des outils digitaux correspondants

Phase 2 / Réaliser : transformation des usages et des outils

Etape 1 : Recherche de solution ERP                   

• Evaluation des solutions
• Demande de devis

Etape 2 : Choix de la solution (ERP)

• Comparatif des devis et des solutions
• Recommandations et choix
• Organisation de démonstration de 2 solutions

Bilan Formation

Clôture du projet avec le Comité de pilotage (direction + chef de projet)

• Faire le bilan de la formation (difficulté, contraintes, succès, ressources)
• Tirer les bénéfices de la démarche
• Évaluer les processus de formation par le retour d’expérience des acteurs
• Repérer les impacts de l’action de formation (organisation travail, management, coopération…) et les pérenniser
• Vérifier l’atteinte des objectifs / ROI digitalisation

MOYENS PÉDAGOGIQUES ET D’ENCADREMENT

Formation Action

Autoformation accompagnée à distance et/ou présentiel, travail collectif à distance et/ou présentiel, et travail individuel

Actions de formation en 2 séquences répétées (quand nécessaire) :

• 1^ère séquence : mise en situation
• 2^ème séquence : phase de prise de recul (réflexivité)

Plusieurs méthodes pendant les sessions : active, démonstrative, affirmative, interrogative et expérientiel (immersion avec la mise en place des outils digitaux)

Techniques : brainstorming, travail en sous-groupe et individuel

Outils pédagogiques :

• Klaxoon (outil collaboratif composé de capsules théoriques et de parties branstorming, utilisable par un navigateur Web)
• Zoom (outil de visioconférence pour communiquer et collaborer à distance, utilisable par un navigateur Web)

SUIVI ET ÉVALUATION

A la fin de chaque séance :

• Réalisation de travaux pratiques individuels et/ou collectif pour la séance suivante