optimisation des process administratifs

Optimisation des process administratifs et mise en place et utilisation de nouveaux outils

OBJECTIFS FORMATION ACTION
  • Accompagner l’entreprise dans la gestion d’un projet digital et la mise en œuvre des nouveaux outils digitaux (robot de synchronisation + feuille émargement à distance)
  • A l’issu de l’accompagnement, l’entreprise saura comment mener/gérer un projet digital, les salariés pourront utiliser les outils digitaux et les faire évoluer seuls en interne.

DURÉE

13 Sessions : ½ journée tous les 15 jours

6 à 8H de travaux pratiques en autonomie

45,5 Heures hors travaux pratiques en autonomie

OBJECTIFS PÉDAGOGIQUES

  • Connaitre et apprendre à définir les fondamentaux du projet digital : objectifs, planning, risques, organisation (rôles de chacun)
  • Concevoir son parcours utilisateurs métier (usages/besoins)
  • Apprendre à définir les besoins et les usages liés au métier
  • Comprendre comment fonctionne l’outil digital correspondant aux besoins et le paramétrer par itération selon les usages au quotidien (robot de synchronisation et feuille émargement à distance)
  • Former les utilisateurs aux outils digitaux et apprendre à les faire évoluer selon les demandes et usages de l’entreprise
 

PUBLIC VISÉ

Dirigeant, Responsable Formation, Responsable Informatique et Représentants des métiers ciblés (conseiller formateur, assistante formation, responsable antenne…)

PRÉ REQUIS

Pas de pré requis

 

CONTENU DE LA FORMATION

Phase 1 / Définir : construction et partage

« Préparation et conception

Etape 1 :  Embarquement Direction

Sessions 1 et 2 avec le comité de pilotage (Direction + chefs de projet/formateurs internes) :

  • S’approprier les rôles projet de chacun
  • Définir les objectifs SMART et la stratégie, le planning
  • Initier la collecte d’information, la définition des usages

T.P. Comité de pilotage en autonomie : finaliser les travaux sur les fondamentaux : organisation/rôles, définir les objectifs et les risques du projet.

Actions de formation

Etape 2 : Embarquement Equipe Projet

Sessions 3 et 4 avec l’équipe projet (chefs de projet/formateurs internes + représentants métiers) :

  • S’approprier les rôles projets de chacun
  • S’approprier les objectifs par une projection dans leur quotidien
  • Définir leurs parcours métiers utilisateurs et collecter leurs usages et besoins

T.P. Equipe Projet en autonomie : finaliser les travaux sur les objectifs et leurs parcours utilisateurs

Démarrage de la session 4 par un temps réflexif (hors production) : enseignements à tirer, difficultés et ressources internes/externes, ce qui a marché, ce qui n’a pas marché par rapport aux résultats attendus, analyse des écarts, consolidation des apprentissages

Actions de formation

Etape 3 : Actions de formation Utilisateurs

Session incluse dans la formation avec les utilisateurs de l’entreprise :

  • Sensibilisation au projet digital de l’entreprise ; rôles de chacun, objectifs, planning

Actions de formation

Etape 4 : Rédaction de la synthèse (récapitulatif séances / cahier des charges)

Session 5 avec l’équipe projet (dont les chefs de projets) :

  • Réalisation d’une synthèse pour la réunion de validation avec le Comité de Pilotage

T.P. Equipe Projet en autonomie : finaliser la rédaction du cahier des charges à présenter au Comité de Pilotage

Démarrage de la session 5 par un temps réflexif (hors production) : enseignements à tirer, difficultés et ressources internes/externes, ce qui a marché, ce qui n’a pas marché par rapport aux résultats attendus, analyse des écarts, consolidation des apprentissages

Bilan Phase 1

Etape 5 : Validation synthèse et outils digitaux

Session 6 avec le Comité de Pilotage (Direction + Chefs de Projets) :

  • Validation du cahier des charges (besoins équipe projet) et des outils digitaux correspondants
 

 

Phase 2 / Réaliser : transformation des usages et des outils

Hors formation

Etape 1 : Préparation des outils digitaux >>> devis à part (1270€)

Travaux techniques par le prestataire externe

Actions de formation

Etape 2 : Mise en place outils

Sessions 9 et 10 avec l’équipe projet :

  • Co-mise en place de l’outil en travaillant sur les usages métiers de chacun et les données nécessaires

T.P. Equipe Projet en autonomie : finaliser paramétrage en fonction des usages et données

Démarrage de la session 10 par un temps réflexif (hors production) : enseignements à tirer, difficultés et ressources internes/externes, ce qui a marché, ce qui n’a pas marché par rapport aux résultats attendus, analyse des écarts, consolidation des apprentissages

Bilan Phase 2

Etape 3 : Validation paramétrage outils

Session 11 avec le comité de pilotage :

  • Revue des objectifs et validation outils paramétrés
  • Projection sur la phase 3 / Utilisation des outils

 

Phase 3 / Utiliser : amélioration des usages et des outils

Actions de formation

Etape 1 : Formation des utilisateurs

Session 12 avec l’équipe projet et les utilisateurs :

  • Présentation de l’outils aux utilisateurs et apport pédagogique (formateur consultant externe)
  • Formation des utilisateurs au nouveaux usages par l’équipe projet (formateurs internes / représentants métiers)

Actions de formation

Etape 2 : Consolidation des nouveaux usages

Sessions 13,14 et 15 avec l’équipe projet :

  • Vérification de la pérennité des nouveaux usages
  • Travail dans un esprit d’amélioration continue
  • Suivi de l’appropriation de l’outil

(1 session à 3 mois, 1 session à 6 mois, 1 session à 9 mois)

Bilan Formation

Etape 3 : Clôture du projet

Session incluse avec le Comité de pilotage (direction + chefs de projets)

  • Faire le bilan de la formation (difficulté, contraintes, succès, ressources)
  • Tirer les bénéfices de la démarche
  • Évaluer les processus de formation par le retour d’expérience des acteurs
  • Repérer les impacts de l’action de formation (organisation travail, management, coopération…) et les pérenniser
  • Vérifier l’atteinte des objectifs / ROI digitalisation
 

MOYENS PÉDAGOGIQUES ET D’ENCADREMENT

Formation Action

Autoformation accompagnée à distance et/ou présentiel, travail collectif à distance et/ou présentiel, et travail individuel

Actions de formation en 2 séquences répétées (quand nécessaire) :

  • 1ère séquence : mise en situation
  • 2ème séquence : phase de prise de recul (réflexivité)

Plusieurs méthodes pendant les sessions : active, démonstrative, affirmative, interrogative et expérientiel (immersion avec la mise en place des outils digitaux)

Techniques : brainstorming, travail en sous-groupe et individuel

Outils pédagogiques :

  • Klaxoon (outil collaboratif composé de capsules théoriques et de parties branstorming, utilisable par un navigateur Web)
  • Zoom (outil de visioconférence pour communiquer et collaborer à distance, utilisable par un navigateur Web)
 

SUIVI ET ÉVALUATION

A la fin de chaque séance :

  • Réalisation de travaux pratiques individuels et/ou collectif pour la séance suivante
Francoise Baron Levy

Françoise Baron

Co-fondatrice et dirigeante. Coach, consultante et formatrice certifiée.

Spécialisée en marketing digital, accompagnement au changement, coaching individuel et coaching d’équipe.

Bernard Philippe

Bernard Philippe

Co-fondateur et dirigeant
Consultant et formateur​ certifié

Spécialisé en projets transformation numérique, conduite du changement, mise en place outils, organisation projets