Par la digitalisation des processus administratifs et la mise en place d’un logiciel de gestion de formation (LMS), Univers des Langues, organisme de formation a gagné un temps considérable au quotidien.
De plus, grâce au nouvel outil digital, le centre de formation a pu accélérer sa démarche commerciale en étant plus réactif face aux demandes clients.
Dans cet article...
Qui est Univers des Langues ?
L’Univers des Langues à Nantes fait partie d’un réseau de centres de formation existant depuis 1993, spécialisé dans l’apprentissage accéléré des langues.
Anne-Laure Paris a repris l’entreprise en janvier 2020. Elle est Directrice du Centre Linguistique Univers des Langues à Nantes.
Lydie Girard est Responsable Administratif.
Le déclic lors du 1er confinement
L’Univers des Langues, comme beaucoup de centres de formation, c’est beaucoup d’administratif au quotidien surtout depuis les exigences liées à la certification Qualiopi …
En janvier 2020, toute l’entreprise fonctionnait en 100% papier, il y avait des dossiers papiers partout, rien n’était informatisé.
Avec le 1er confinement, il a fallu entamer la digitalisation, aussi bien en direction des stagiaires que dans le domaine de la gestion de formation.
Elles ont pris cette période comme une opportunité pour se réinventer !
Quelles étaient les difficultés au quotidien ?
Avec l’administratif géré sur papiers et fichiers Excel, beaucoup de temps était perdu.
De plus tout ce process était peu adapté au distanciel pour leur formation.
Conséquences :
- Pas de temps pour le développement commercial
- Un frein important à la croissance
Pourquoi se faire accompagner par Digital’Ease & Vous ?
Anne-Laure : « Nous n’arrivions pas à nous décider, il était difficile de se repérer parmi toutes les solutions proposées. »
Lydie : « Il était important aussi de faire un diagnostic par rapport au point de départ, avec les objectifs et les moyens de l’entreprise ; Pour que ce soit une solution adaptée à nos besoins réels et vraiment efficace dans notre quotidien. »
Comment s’est passée la collaboration avec Digital’Ease & Vous ?
Digital’Ease et Vous nous a accompagné pour définir nos besoins essentiels et sélectionné la solution la plus adéquate, pour gagner du temps, gagner en réactivité, gagner en efficacité dans la gestion des processus administratifs mais également gagner en fiabilité et consolidation des données. »
Lydie : « Plusieurs solutions ont été proposées
Nous en avons choisi une, sur laquelle nous avons travaillé à travers des sessions avec Digital’ease & Vous tous les 15 jours et entre les sessions individuellement pour avancer. »
Quelle a été la solution proposée pour la gestion de formation ?
- Choix d’un outil adapté pour Univers des Langues
- Mise en place de l’outil avec Univers des Langues
- Formation et amélioration continue pour qu’Univers des Langues soit autonome dans son évolution avec le nouvel outil.
Aujourd’hui Anne-Laure et Lydie travaillent sur Digiforma.
Digiforma a été choisi parmi 3 solutions car il permettait d’atteindre dans le meilleur rapport qualité-prix deux objectifs principaux :
- Tout d’abord des gains de temps importants par la digitalisation de la gestion de formation.
- Puis une accélération de la démarche commerciale par l’exploitation des fonctionnalités de gestion de la relation client.
Elles ont été tout de suite embarquées dans le nouvel outil au quotidien et ont intégré les bonnes pratiques grâce aux sessions de travail avec Digital’Ease et Vous.
Quelle est la différence de Digital’Ease & Vous ?
Digital’Ease & Vous ne vend pas de produit.
C’est un cabinet de conseil et organisme de formation spécialisé dans l’accompagnement à la digitalisation des entreprises. Nous ne sommes pas affiliés à aucun éditeur de logiciel.
Nous allons chercher et sélectionner les outils digitaux les plus adaptés, en fonction des besoins réels de l’entreprise.
Anne-Laure et Lydie ont été guidées tout au long de leur parcours digital, elles ont mis en place une solution professionnelle.
Lydie : « Sans votre accompagnement, nous serions parties dans tous les sens, on aurait bidouillé »
Anne-Laure : « On aurait perdu du temps sans atteindre les objectifs que nous nous étions fixés »
Quels sont les premiers résultats ?
Au niveau de l’émargement, le nouveau process leur facilite la vie !
Toutes les informations ont été rentrées :
- Formation à distance dans le respect des contraintes de qualité
- Facilité à produire et à envoyer des offres de formation (gain de temps)
- Temps administratif libéré pour le commercial
Lydie : « Nous n’avons plus qu’à cliquer pour tout retrouver, c’est l’idéal ! »
Anne-Laure : « On peut mettre des cours à distance tout en respectant les contraintes administratives, en termes d’émargement numérique.»
« On gagne beaucoup de temps aussi dans l’établissement des devis et en réactivité face aux demandes »
Le début d’une nouvelle histoire ….
Dès la semaine de la mise en route de l’outil, Lydie a pu émettre un programme et une convention de formation en quelques clics pour un client professionnel.
Lydie : « Nous avons été bien guidées. Le diagnostic a été bien fait. On se retrouve avec quelque chose qui nous convient tout à fait et qui est vraiment efficace pour notre entreprise. »
Anne-Laure : « Nous recommandons aux organismes de formation de ne pas hésiter à se faire accompagner. Certes c’est un investissement en temps et en coût mais il y a un réel retour sur investissement. »
Comme Univers des Langues, si vous souhaitez gagner du temps au quotidien, automatiser vos process administratifs et commerciaux, réservez un temps d’échange avec nous !
Pour en savoir plus sur Digiforma : la Minute technique sur le LMS Digiforma.
