1. Le problème : un vrai intérêt pour l’IA, mais des usages dispersés
Chez DFC, l’IA n’était pas une découverte. Christophe Dougé, le dirigeant, l’utilisait déjà pour concevoir des programmes de formation, résumer des documents techniques volumineux ou rédiger des contrats. Il a vu, par exemple, la rédaction d’un contrat de sous-traitance passer d’1h30 à 5 minutes. De son côté, l’équipe communication s’en servait pour les posts, les articles de blog et le référencement.
Mais ces premiers essais ont aussi fait naître des questions :
- Comment protéger les données sensibles (paie, numéros de sécurité sociale) ?
- Comment éviter la « signature IA », ces textes et visuels génériques qu’il faut ensuite retravailler ?
- Quels outils choisir, face à une offre pléthorique et à des abonnements qui s’accumulent ?
La conséquence : une utilisation de l’IA restée prudente et limitée, une logique « un problème, un outil » qui fait grimper les coûts, et des gains de temps et de qualité qui restaient largement inexploités. Avec une difficulté de fond : choisir et déployer une IA, ce n’est pas le métier de DFC.
Or, comme le rappelle l’équipe, « qui dit petite équipe dit aussi pluralité des tâches ». Chaque heure gagnée compte.
2. La solution : une Formation Action IA sur mesure
Plutôt qu’une formation générique, DFC a choisi une démarche en trois étapes, ancrée dans ses propres cas d’usage :
- Un diagnostic approfondi pour identifier les tâches où l’IA apporte un gain réel : argumentaires commerciaux, réponses aux appels d’offres, recherche dans des documents de référence comme les conventions collectives, gestion des e-mails, création visuelle et vidéo.
- Des sessions d’expérimentation pour tester concrètement les outils sur le travail quotidien de l’équipe, et notamment explorer le lien entre l’IA et l’ERP Ammon pour faciliter la recherche de données et les statistiques.
- Une feuille de route priorisée pour savoir quoi déployer, dans quel ordre et avec quels outils.
Les livrables : un recensement détaillé des besoins IA, un guide des prompts propre à DFC, une expérimentation de l’API Ammon et une feuille de route opérationnelle.
3. L’accompagnement : partir du quotidien de chacun
Notre conviction : l’IA s’adopte quand l’équipe la construit elle-même. Le projet a donc été mené avec les collaborateurs de DFC, pas pour eux.
- Un binôme d’experts IA. Bernard Philippe et Vincent Druelle ont combiné accompagnement humain du changement et expertise technique IA, pour que chacun avance à son rythme, sans jargon.
- Le dirigeant et les équipes autour de la table. Christophe Dougé, Alexandra (responsable administrative), Ségolène (responsable commerciale), Aurélie (chargée de projets) et Virginie (communication) ont participé aux ateliers dès le diagnostic. Chacun a apporté ses propres irritants et ses propres idées d’amélioration.
- Sept sessions de travail en intelligence collective, avec des travaux pratiques entre deux sessions. L’objectif : tester sur des cas réels, échanger entre collègues, puis revenir avec des résultats concrets.
- Une réponse directe aux inquiétudes : bonnes pratiques sur les données sensibles, méthodes pour personnaliser les contenus, rationalisation des outils.
4. Les résultats : l’IA devenue un réflexe, dans chaque métier
Quelques mois après l’accompagnement, l’IA n’est plus l’affaire du seul dirigeant. Chaque membre de l’équipe l’utilise au quotidien, avec des outils choisis selon ses besoins (ChatGPT, Claude, Perplexity, Mistral).
Direction : un copilote pour piloter et décider
Christophe s’en sert désormais sur un large spectre de tâches : synthèse de multiples contrats, génération de documents administratifs lourds, comparatif de tarifs sur les achats, veille concurrentielle, recherche de prospects, aide juridique et statistiques sur les données de DFC et de CRTI.
Administratif : des gains de temps massifs sur les tâches lourdes
Alexandra l’utilise pour les statistiques, la vérification des contrats de prestation, les formulations et les gros dossiers. Sur ces gros dossiers comme sur les statistiques, elle constate un gros gain de temps.
Commercial et projets : une prospection mieux préparée
Ségolène et Aurélie s’appuient sur l’IA pour rechercher des informations sur les entreprises, leur secteur et leur savoir-faire, et pour rédiger courriers et e-mails. Chaque prise de contact est ainsi mieux documentée et plus rapide à préparer.
Communication : plus de contenus, et surtout une méthode
Pour Virginie, le temps gagné se traduit par davantage de contenus, produits plus vite et déclinés plus facilement d’un format à l’autre : posts LinkedIn, e-mailings et désormais articles de blog. Mais le vrai changement est ailleurs :
« J’ai surtout pu acquérir une méthode me permettant de « creuser » davantage les sujets et d’améliorer mes prompts pour réduire le nombre de lignes de chat. Désormais, je sais structurer ma pensée pour effectuer une demande à la fois claire mais aussi technique en fonction de mon lectorat. »
Elle résume sa pratique avec une image parlante :
« Mon usage, c’est un peu comme en cuisine : j’élabore ma recette (structuration de la demande, de l’angle), je choisis mes produits (IA compétente, sources), je donne les instructions (rédaction d’un prompt détaillé), l’IA « cuisine », et après je réajuste les assaisonnements (reprise de certains termes, réécriture partielle), et je sers le plat quand je suis satisfaite ! »
Ce que l’équipe a compris : l’expertise métier reste aux commandes
« L’IA n’est utile que si l’on maîtrise techniquement son métier. Dans le cas contraire, on ne peut pas approfondir et on reste sur un contenu insipide (de la bouillie d’IA). »
— Virginie, DFC
C’est exactement la conviction qui guide notre accompagnement. L’IA ne remplace pas 30 ans d’expertise en peinture industrielle : elle la démultiplie.
Et maintenant ?
Le principal frein cité par l’équipe n’est plus la technique, ni la peur, ni le choix des outils : c’est le temps pour aller encore plus loin. C’est tout l’enjeu de la feuille de route : continuer à libérer du temps pour en réinvestir une partie dans de nouveaux usages.
« Nous avons fait le choix de nous faire accompagner pour intégrer l’IA dans notre quotidien […] afin de pouvoir automatiser et accélérer certaines tâches pour nous permettre de nous consacrer aux choses essentielles et faire évoluer nos pratiques et notre entreprise. »
— L’équipe DFC
L’IA pour la vitesse, l’humain pour le jugement.
